Gestion de flotte professionnelle : Les avantages des cartes carburant

La gestion d’un parc automobile est un enjeu de taille pour toutes les entreprises dont les équipes sont amenées à réaliser des déplacements réguliers. Optimiser la gestion d’une flotte automobile est indispensable pour assurer la rentabilité des interventions. En ce sens, avoir recours à l’utilisation d’une carte essence, ou carte carburant, est un choix judicieux Elle comporte de nombreux avantages qui vont au-delà du simple règlement régulier des pleins. 

Comment fonctionne une carte carburant ?

Avant de comprendre pourquoi une carte carburant est indispensable pour gérer les dépenses liées à votre flotte automobile, vous vous demandez certainement comment elle fonctionne ? 

Concrètement, une carte carburant professionnelle fonctionne un peu comme un compte ouvert dans un réseau de stations-service. Lorsque vous ou l’un de vos collaborateurs vous rendez à la pompe, il suffit de présenter cette carte au moment du paiement, comme vous le feriez avec une carte bancaire ordinaire. Ensuite, vous entrez un code PIN personnel, l’identifiant du véhicule concerné, et le kilométrage actuel. Ces étapes sont importantes car elles permettent à l’entreprise de suivre précisément chaque utilisation et d’éviter tout usage en dehors du cadre professionnel.

Chaque carte peut être attribuée soit à un salarié en particulier, soit à un véhicule de service. Dans le premier cas, elle est nominative. Dans le second, elle peut être utilisée par plusieurs personnes, selon l’organisation en interne. Ce système permet de s’adapter aux réalités de tous les profils d’entreprises.

Toutes les transactions effectuées avec la carte essence sont ensuite regroupées sur une facture unique, mensuelle ou bimensuelle, selon les dispositions contractuelles liées à la carte. Vous n’avez ainsi plus besoin de collecter les tickets de caisse de chaque plein réalisé. Notez aussi que certaines cartes carburant permettent, en outre, de régler d’autres prestations comme le lavage des véhicules, les péages, les achats en station-service ainsi que les interventions d’entretien au garage. L’entreprise est prélevée en une seule fois, selon le rythme choisi. L’essentiel est de s’assurer que le réseau de stations partenaires couvre bien les zones de déplacement habituelles de vos équipes.

Quels sont les avantages d’avoir une carte carburant pro ? 

Disposer d’une carte carburant professionnelle a une multitude d’avantages, aussi bien pour vos collaborateurs que pour votre entreprise d’une façon générale. 

Pour les conducteurs, elle permet d’éviter les avances de frais. Plus besoin de sortir son portefeuille au moment de faire le plein ou de passer un péage : la carte fait office de moyen de paiement dédié. Cela simplifie la vie des collaborateurs qui passent beaucoup de temps sur la route, puisqu’il n’est plus nécessaire de remplir des notes de frais à répétition, ni de conserver sans faute tous les justificatifs.

Pour l’entreprise, la carte carburant permet de centraliser toutes les dépenses liées aux véhicules sur une seule facture. Chaque carte étant associée à un véhicule ou à un salarié, il devient facile d’attribuer les frais, de suivre la consommation et de récupérer la TVA sans passer par des calculs manuels qui peuvent comporter des erreurs. Les plateformes en ligne et les applications mises à disposition par certaines cartes carburants donnent une vue d’ensemble de l’activité des véhicules en temps réel (transactions, rapports de consommation, factures téléchargeables, alertes de dépassement budgétaire…).

Vous pouvez ajouter à cela le niveau de sécurité élevé liés à l’utilisation d’une carte essence. Chaque carte est protégée par un code confidentiel et peut être paramétrée avec des limites précises : montants autorisés, créneaux horaires, types de carburants, zones géographiques. En cas de perte ou d’utilisation suspecte, des alertes automatiques sont envoyées, et il est généralement possible de désactiver la carte à distance en quelques minutes. 

Le suivi des kilométrages et des usages permet aussi de mieux maîtriser l’entretien des véhicules, de repérer les anomalies telles qu’une surconsommation inhabituelle et d’optimiser le renouvellement du parc. 

Les cartes carburants permettent de réaliser une traçabilité fine de la flotte automobile, un contrôle optimal et une transparence totale des dépenses. La gestion administrative du parc est ainsi plus simple et plus rapide.